Reuniões de Análise Crítica Dinâmicas

Hoje volto ao tema reuniões, respondendo a solicitação da leitora Luciana dos Reis Correa que é Como tornar as minhas Reuniões de Análises Críticas mais dinâmicas e proveitosas?  Vou responder agora com foco na análise crítica seja através de uma RAC ou RNC, mas não seguindo um padrão, e sim baseada em metodologias que podem ajudar no processo de interpretação e melhoria de uma maneira simples, e tornando estas reuniões mais objetivas e dinamicas, pois estamos lidando fatos.

Lembrando que se existe uma RAC ou RNC é fato que existe um problema, pois ele foi identificado, mas seria este mesmo um problema? ou uma oportunidade de melhoria?

Primeiramente se existe uma reunião de análise crítica é porque foi identificado uma necessidade, seja na organização ou algo fora dos procedimentos, mas além disso temos que ter em mente que reuniões devem ser planejadas no tempo adequado e no tema chave em questão.

A análise crítica 

Trata-se de um estudo ou avaliação considerando uma situação ou especificação, podendo ser aplicado em setores, projetos, serviços ou processos, tendo como objetivo identificar problemas e comportamentos fora do especificado.

Mas ai está o X da questão, analisar criticamente o problema em questão, este é o fundamento desta reunião.

O problema

Já que sabemos o objetivo da análise crítica, agora temos que entender ou conhecer o problema, podendo aplicar inúmeras ferramentas da Qualidade que nos auxiliem neste processo.

Sempre usei o método 8D porém de maneira mais objetiva para solução de problemas, sendo que através de um passo a passo orientado para toda a equipe, podemos seguir o caminho em busca de uma solução. 

Definir e implementar ações de retenção para isolar o EFEITO do problema de qualquer cliente interno/externo até que a ação corretiva esteja implementada, comprovando a efetividade da ação de retenção.

Identificar todas as causas potenciais que poderiam explicar porque o problema ocorreu. Isolar e comprovar a causa real testando cada causa potencial contra a descrição do problema e os dados de teste, identificando ações corretivas alternativas para eliminar a causa real.

Através de programas de teste de pré-produção, confirmar quantitativamente que as ações corretivas escolhidas resolverão o problema para o cliente, e que não causarão efeitos colaterais indesejáveis. Se necessário, definir ações para acontecimento imprevisto, baseado na avaliação de risco.

Definir e implementar as melhores ações corretivas permanentes. Escolher os controles para garantir que a causa real foi eliminada. Uma vez em produção, monitorar os efeitos a longo prazo, e implementar ações para os imprevistos, se necessário.

Modificar os sistemas de gerenciamento, sistemas operacionais, métodos e procedimentos para prevenir reincidência deste e de outros problemas similares.

Mas o que devemos utilizar em uma reunião de análise critica?

Sendo objetivo novamente, uma reunião deve ter um tempo determinado, imagine uma reunião de uma hora, pouco tempo, mas se bem utilizado, poderemos realizar um estudo de causa e definir ações que realmente resultem em solução, portanto a reunião deve estar voltada ao tema chave que analisar e solucionar.

Indicadores de desempenho

Como já citei em artigos anteriores o que não é medido, não é gerenciado, portanto realizar uma coleta de dados e medir o desempenho do comportamento em questão, auxilia na formação de ações realmente objetivas e fundamentadas em dados veridicos e não apenas em suposições.

Neste mesmo momento, devemos sempre analisar o problema e seu alcance, ou seja, quais são os seus efeitos.

Mas lembre-se de que um indicador de desempenho é uma das ferramentas que podem lhe auxiliar no monitoramento deste comportamento, mas veja no exemplo acim, que através de um indicador podemos apresentar um comportamento real ou mensurar estatisticamente um resultado baseado em uma ação.

Brainstorming

Realmente uma tempestade de ideias, este é o foco deste método, todos devem participar sugerindo dentro de seu conhecimento ou visão, para isso devemos registrar todas as informações que serão apresentadas neste momento, pois estas indicações devem ser analisadas de maneira a aproveitar seu potencial de ação.

FMEA

Uma ferramente muito utilizada na área da Qualidade, é o método de análise de modo de efeito de falha , com este ferramenta, todos os participantes poderão participar da análise e também do processo de melhoria seja no processo ou produto.

Com o FMEA identificaremos a causa rais, efeitos e ações dentro de um objetivo que é, solucionar um problema.

Agora temos o entendimento da real necessidade e valor de uma reunião de análise crítica, porque não elaborar uma apresentação em power point sobre o projeto, processo ou produto analisado e apresentar na próxima reunião o antes e o depois, isso mesmo, elaborar apresentações baseadas em dados levantados neste processo é importante para que todos tenham o mesmo entendimento.

E quando houver algum resistência com relação aos processo de melhoria, simples, mostre evidências de problemas e projetos consistentes de ações que resultem em melhoria de desempenho.

E para tornar esta reunião mais dinâmica, invista em dinâmicas de grupo seja em apresentações ou em atividades onde cada grupo tem uma meta, gerando a competitividade.

E você como faz as suas reuniões de análise critica? aproveite e deixe seu comentário.

Zafenate Desidério - Site do autor

Editor de conteúdo do Portal Qualidade Brasil; Profissional na área da Gestão da Qualidade e administração.