Implemente um plano de redução de custos na sua empresa

Nunca é demais referir que nos dias que correm as empresas têm de reduzir os custos a um mínimo. Reduzir custos é um mal necessário mas muitas vezes fundamental na vida das empresas. Quando os gestores não têm coragem para tomar medidas importantes para a redução de custos, as empresas acabam normalmente por sofrer graves consequências mais tarde. O momento para agir é importante e as técnicas usadas para reduzir custos também.

Posso garantir-lhe que qualquer gestor gostaria que a sua empresa crescesse a um ritmo saudável, preciso, estável, que garantisse bons lucros e bons empregos. Mas seja porque um novo concorrente surgiu no mercado com preços imbatíveis ou porque o preço de uma matéria-prima subiu mais do que previsto, há um momento, não raras vezes crucial para o futuro da empresa, em que tem de tomar uma decisão desagradável: reduzir custos.

Se procura uma forma prática e sistemática de implementar um plano de redução de custos, deixamos-lhe aqui uma lista de tópicos a seguir:

Concentre-se nas categorias de custos realmente importantes. 

É o que fazem as grandes empresas quando têm de reduzir custos: despedem pessoas. Se a sua empresa é uma PME, deverá abordar a questão da mesma forma: se a principal categoria de custos é a que está relacionada com salários, então a primeira decisão que deverá tomar é se deve ou não despedir pessoas.

Por muito que custe a admitir, as reduções de custos com os empregados têm um impacto tremendo na conta de exploração. Informe-se quanto às possibilidades legais, trate os seus empregados com dignidade (procurando mesmo soluções de outplacement para que possam encontrar um novo emprego) e estime o valor da indenização a pagar. Normalmente, a questão funciona quase como um investimento, isto é, ao fim de um determinado período de tempo, o custo que teve de suportar com a saída das pessoas excedentárias, será compensado com a poupança nos salários que deixou de pagar.

Lembre-se que mesmo uma redução relativamente pequena, digamos, de 5% , numa rubrica deste género tem um grande impacto nos resultados.

Peça sugestões aos seus colaboradores

Esteja certo que as suas pessoas têm muito mais informação do que possa pensar quando toca a encontrar formas criativas de reduzir custos. Faça algumas sessões de brainstorming, discuta abertamente com os seus colaboradores tudo o que pode ser feito para reduzir custos e incentive-os a defender a empresa.

Numa empresa de produção de plásticos, esta técnica resultou em cheio. Os empregados, com vista a proteger os seus próprios empregos, sugeriram várias oportunidades para reduzir os custos com electricidade com sucesso.

Peça aos seus fornecedores para ajudar

É uma técnica que implica um certo grau de confiança e envolvimento com os fornecedores. Nem todos os fornecedores vão ter o conhecimento e o interesse suficientes para o ajudar. Por outro lado, há uma questão de imagem que não deve descurar. Mas se tem boas relações com os principais fornecedores, peça-lhes uma redução especial nos preços e dê-lhes algo em troca, como por exemplo, a garantia que durante um certo tempo não trabalhará com a concorrência, encomendas mais estáveis e previsíveis, a recomendação daqueles fornecedores a outros potenciais parceiros de negócio.

É importante não aumentar muito o número de fornecedores se procura obter mais poder negocial. Reduzir ao mínimo o número de fornecedores estratégicos é fundamental para poder obter um maior nível de confiança e o máximo de oportunidades para negociar.

Reduza o fundo de maneio ao mínimo

É ainda mais importante do que reduzir custos. Manter níveis de inventários dentro de determinados limites, controlar as cobranças com rigor e gerir com muito cuidado a tesouraria da sua empresa, são a melhor solução para não ter capital empatado. São também uma medida que obriga a sua empresa a trabalhar com mais eficiência, a fazer mais com menos recursos.

Existem muitas técnicas para a correta gestão dos inventários (são abordadas noutros artigos), mas os princípios passam sempre por analisar e melhorar os processos, otimizar o planejamento das vendas e da cadeia de abastecimento e gerir o trade-off entre maiores custos de transporte vs maiores níveis de inventários. Vale sempre a pena fazer algumas simulações, falar com especialistas e pensar um pouco fora do habitual.

Por exemplo, a Zara reduziu ao mínimo o nível de inventários de produtos acabados e de matérias-primas quando optou por renovar as suas coleções duas vezes por mês. Resultado: o investimento em fundo de maneio baixou e a empresa diferenciou-se radicalmente da sua concorrência.

Evite custos irreversíveis

Quando planeia a actividade da sua empresa, deve lembrar-se que poderá ser necessário reverter algumas decisões, enfim, ajustar a estrutura da empresa à realidade que está em constante mutação, quando tal se justifica. Quanto mais se compromete com custos fixos, mais pesada fica a sua empresa e mais difícil será reagir a uma ação rápida da concorrência. Por que não funcionar com uma empresa totalmente em outsourcing?