Dicas para documentos ISO 9001

Embora os sistemas de gerenciamento de dados estejam ganhando seu espaço na administração das empresas no Brasil, a importância de um documento e registro ainda é muito relevante, por isso relacionei algumas dicas importantes para você avaliar e também aplicar no seu dia a dia.

Objetivo

Não adianta criar documento e registro sem uma função ou somente para criar, e de nada adianta criar se não vai utilizar, para isso avaliar a necessidade especifica de cada documento e registro antes de elaborar é necessário, verifique seus procedimentos atendendo os requisitos da norma ISO 9001.

Cores e fontes

Imagine só você registrar dados importantes em um documento e registro onde o que se destaca mais são as cores com nome de quem elaborou, a importância básica deve estar no principio de elaborar documento e registro com apresentação gráfica e textual clean, utilize então cores e fontes padrões.

Layout

O layout do documento e registro deve estar orientado para o seu fácil preenchimento, para isso manter sua estrutura simples com um toque profissional é o ideal, lembre-se de que deve sempre facilitar a tradução de quem vai realmente utilizar.

Rastreabilidade

Requisito básico da norma ISO 9001 é o controle e a identificação deste documento e registro, para isso lembre-se de que todos devem estar mapeados conforme sua identificação, por setor, usuário, função, tempo de armazenamento, descarte e edições e etc...

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Quantidade

Lembre-se que o melhor controle é o que se torna mais evidente, então pense que criando um documento e registro para cada passo dentro da empresa não é o ideal, e sim crie primeiramente um fluxo desta necessidade, eliminando o desperdício e facilitando a função de um controle enxuto.

Manutenção

Lembre-se de que todo o documento e registro deve ser novamente avaliado após sua implementação, para isso esteja sempre alerta as mudanças ocorridas no local de uso, pois para que adianta registrar se esta função não é mais necessária, isso mesmo, a melhoria continua dos processos normalmente acabam invalidando o uso de documento e registro, acompanhe este processo e atualize-se.

Armazenamento

Todos os documentos e registros no formato de papel devem ser protegidos evitando sua degradação em menor tempo do que definido, verifique a instalação do local onde o mesmo será armazenado e sua proteção deve ser garantida, para futuras necessidades de recuperação, já nos casos de documento e registro digital, realizar o constante backup garante a proteção durante seu uso e armazenamento.

Descarte

Lembre-se de que a importância de descartar o documento dentro de um período definido é importante, mas deve-se analisar muito bem antes o período correto, de nada adianta você armazenar um documento por 10 anos se sua função acaba inutilizando-se em 5 anos, cada situação tem sua particularidade.

É isso ai, ficam algumas dicas para melhor adequação de seus documentos e registros, pense sempre que no processo de controle o foco é não somente a Gestão e sim as oportunidades de melhorias, pense no PDCA.

• Planejamento o documento e registro;
• Execução avaliando;
• Verificação sua utilização;
• Ação diária sobre sua manutenção.

Zafenate Desidério Editor de conteúdo Portal Qualidade Brasil Linkedin | Twitter | Blog ISO 9001