Objetivo
Não adianta criar documento e registro sem uma função ou somente para criar, e de nada adianta criar se não vai utilizar, para isso avaliar a necessidade especifica de cada documento e registro antes de elaborar é necessário, verifique seus procedimentos atendendo os requisitos da norma ISO 9001.
Imagine só você registrar dados importantes em um documento e registro onde o que se destaca mais são as cores com nome de quem elaborou, a importância básica deve estar no principio de elaborar documento e registro com apresentação gráfica e textual clean, utilize então cores e fontes padrões.
Layout
O layout do documento e registro deve estar orientado para o seu fácil preenchimento, para isso manter sua estrutura simples com um toque profissional é o ideal, lembre-se de que deve sempre facilitar a tradução de quem vai realmente utilizar.
Rastreabilidade
Requisito básico da norma ISO 9001 é o controle e a identificação deste documento e registro, para isso lembre-se de que todos devem estar mapeados conforme sua identificação, por setor, usuário, função, tempo de armazenamento, descarte e edições e etc...
- E-book Indicadores de Gestão
- E-book As 7 ferramentas da Qualidade
- E-book MASP - Aplicando na prática
- E-book Formulários para ISO 9001
Quantidade
Manutenção
Lembre-se de que todo o documento e registro deve ser novamente avaliado após sua implementação, para isso esteja sempre alerta as mudanças ocorridas no local de uso, pois para que adianta registrar se esta função não é mais necessária, isso mesmo, a melhoria continua dos processos normalmente acabam invalidando o uso de documento e registro, acompanhe este processo e atualize-se.
Armazenamento
Todos os documentos e registros no formato de papel devem ser protegidos evitando sua degradação em menor tempo do que definido, verifique a instalação do local onde o mesmo será armazenado e sua proteção deve ser garantida, para futuras necessidades de recuperação, já nos casos de documento e registro digital, realizar o constante backup garante a proteção durante seu uso e armazenamento.
Descarte
Lembre-se de que a importância de descartar o documento dentro de um período definido é importante, mas deve-se analisar muito bem antes o período correto, de nada adianta você armazenar um documento por 10 anos se sua função acaba inutilizando-se em 5 anos, cada situação tem sua particularidade.
É isso ai, ficam algumas dicas para melhor adequação de seus documentos e registros, pense sempre que no processo de controle o foco é não somente a Gestão e sim as oportunidades de melhorias, pense no PDCA.
- Planejamento o documento e registro;
- Execução avaliando;
- Verificação sua utilização;
- Ação diária sobre sua manutenção.
 | Zafenate Desidério Editor de conteúdo Portal Qualidade Brasil |
