Dicas para reuniões produtivas

Sabe aquelas reuniões semanais,quinzenais ou mensais?pois é, o uso deste recurso para análise e planejamento em grupo deve ser tratado de forma coerente para melhores resultados, enfim, cuidado com esta prática, pois o excesso de reuniões não é de fato um sinal de competência ou melhores resultados, e sim, sinal de muitos problemas.

Para isso organizei algumas dicas  que pode ser útil no dia a dia, onde o grupo deverá ter na mente que reuniões devem atender requisitos básicos para melhores desempenhos, são eles:

• Objetividade;
• Organização;
• Comunicação;
• Trabalho em grupo;
• Atenção é necessário;
• Não fuja do assunto;
• Brainstorming;
• Layout do local utilizado;

Objetividade deve ser a meta de uma reunião, saber utilizar o tempo disponível, considerando prazos, metas e demais fatores indicados na pauta desta reunião, pense melhor nas suas programações e prazos, pois isso deve ser seguido.

Organização com certeza não se faz sozinho, mas pense que o uso de atas de reunião para registro de assuntos abordados são base para uma reunião eficaz, e claro pense no tempo programado para o termino desta reunião, faça cumprir os horários programados.

A comunicação desta reunião deve ser base para todos como pauta, ou seja, comunique antecipadamente os assuntos que serão discutidos, para que todos se preparem para participar.

A reunião deve ter foco no Trabalho em grupo, onde cada pessoa deve estar envolvida com as metas indicadas, utilize formulários para registro do planejamento destas ações e seus responsáveis, facilitando na proxima reunião a avaliação destes resultados.

A atenção é necessária,defina como obrigatório que os aparelhos tais como celulares fiquem desligados durante a reunião, pois isto gera a falta de atenção quando o mesmo acontece, utilize somente equipamentos que lhe serão útil nesta reunião.

Pauta é pauta, não fuja do assunto,esteja sempre envolvido apenas com o que está sendo abordado, separe 10 minutos finais para outros temas que podem ser necessário para ser discutido.

O layout do local utilizado para reuniões deve ser o suficiente para que todos tenham a mesma acuidade visual e tambem sintam-se confortaveis ao ouvir o que está sendo tratado, iluminação e locais para acomodações de todos deve ser avaliado antecipadamente conforme a estrutura disponível.

Saber falar é um dom, mas saber ouvir tambem, faça uso do Brainstorming para gerar de fato a participação do grupo, as ações devem ser baseadas no mesmo modelo, pois isso gera resultados mais eficientes.

Por fim, adeque um modelo de reunião eficiente, não pense que reuniões em quantidade é sinal de melhores resultados, utilize cada reunião como ferramenta de resultados, mas programar é o mais correto e claro como já citei, padronizar é o mais adequado.

Sucessos!

Zafenate P. Desidério Idealizador/Fundador e editor de Conteúdo Linkedin